事前議案
議案1. 東会の自治会業務を自主管理方式に戻すか、委託方式に進めるか
現在、東会の清掃業務を中心とした共用部分の維持管理業務を完全に委託する方向で動いています。当初、この団地ができた時からコロナ禍以前まで住民皆が協力して、清掃をして維持管理をしてきました。しかし、月に 1 度行ってきた全体清掃への参加率が徐々に低くなり、不参加者、免除者に対してもペナルティがない状態でした。
参考：
2019年7月 全体清掃出席状況
世帯数：100
出席数：48
免除数：10
公平性がないために真面目に掃除に参加している人たちから不満が高まりました。2021 年に不参加者から罰金を徴収するか、それとも全体清掃を廃止して外部に委託するかどうかの住民投票を行い委託することになりました。その後、他の業務も委託する方向で住民投票を行い現在に至っています。自治会の維持管理業務は次のように変更してきています。
2019 年：共用部分の光熱費の徴収、支払いを東京都へ委託
2019 年：9 月のアンケートにて外回りの清掃を外部に委託したいという結果が多数
2021 年：外部の草刈り業務を東京都へ委託
2022 年：全体清掃、ごみ置場の清掃を外部業者に委託するも失敗。外部のアルバイトを雇用するもすぐに離職してしまい、採用の手間が大きい。シルバー人材センター、清掃業者に頼むと費用の割に効果が低い
2023 年：ごみ置場、B1 階エレベーターホールの清掃を住民の有志に委託。助成金を活用して、任意参加の全体清掃を開始。役員業務を任意制にして報酬を導入
2025 年：各階フロアの清掃業務を住民有志に委託予定。住民の民意を反映させるために理事制度を導入予定
業務を外部委託すると、費用が発生するので住民が負担する自治会共益費は増えることになります。少しずつ委託業務を増やし、それに伴い自治会共益費も値上がりしてきました。
自治会共益費の推移
2021 年：1ヶ月 333円 年間 4,000円
2023 年：1ヶ月 500円 年間 6,000円
2025 年：1ヶ月 333円 年間 4,000円（自主管理の場合）
or
2025 年：1ヶ月 1000円 年間 12,000円（委託の場合）
一部の方から、値上げが厳しいため、過去の仕組みに戻して負担金を減らしたいという意見があります。今年から開始予定の各階フロア清掃業務を委託することに決定してしまうと、過去の自主管理へ後戻りすることが大変難しくなってしまいます。近年に入居した方は過去の仕組みを知らない方もいるので、改めて今回の総会にて皆さんの民意をお聞きします。
今後の東会の方向性を決めるのに、とても重要な選択となりますので、しっかりと資料を読んだ上でどちらにするかどうかの決定をお願いいたします。
世間相場から考えて、A の違約金、B の自治会共益費の負担金額は決して大きいものではありません。A 案、B 案ともに負担軽減策についはそれぞれ用意しています。
A 自主管理に戻す：
昔のように皆で協力して管理していき、負担する自治会共益費を少しでも抑える。
負担軽減策：東会業務に参加したくない、介護、健康、仕事、子育てなどのために参加できない世帯のために免除世帯となるための違約金制度を用意
A：自主管理詳細
B 委託管理を進める：
2023 年から約２年間、役員業務、全体清掃やごみ置場、エントランスの清掃から解放されたことを実感できているはずです。これからも解放されたいので委託方式を継続。
負担軽減策：値上げ金額が厳しい人のために、役員業務と比べると業務負担の少ない理事という有償職務を用意
B：委託管理詳細
議案 2. 延滞されている自治会共益費の徴収方法を会則に追加
現在、東会の自治会共益費の支払いがされていない世帯が複数あります。役員の徴収負担とトラブルを減らすためにも銀行振込による支払いを推進していきます。延滞が発生した場合のルールを会則にて次のように明確にします。
自治会共益費の未払いが発生した場合、以下の方法で徴収を行います。
期限までに支払いが確認できない場合、書留郵便にて通知を行います。
初回通知後も支払いがない場合、内容証明郵便にて請求書を送付します。請求金額には内容証明郵便経費、民法第 404 条（法定利率）年 3％の遅延利息が加算されます。
上記の対応を行っても支払いがない場合、裁判所経由で支払い督促を行います。請求金額には裁判所への申立て経費が加算されます。
議案 3. 駐輪場へ防犯カメラの設置
今年から西東京市にても防犯カメラの助成金事業が開始される予定です。駐輪場へ安心して自転車を置けるように、防犯カメラを４台設置します。また、公園、道路を監視しているカメラを定点式の広角カメラの交換します。取り外したカメラを、公園側エントランス前のカメラと交換します。
予算：400,000 円
上記予算でカメラの用意、設置まで請け負ってくれる方がいたらお任せします。カメラの詳細、仕様書は後日ホームページに掲載します。
＊同時に防犯カメラの運用マニュアルを作成します。マニュアルが完成後にごみ捨てのルール違反を特定することについて別途議案を提出いたします。