議案
第1~11号の議案について内容確認いただき、別紙の議案回答書に賛成・反対の○をつけていただき、部屋番 号、氏名を記入いただき各階の役員まで提出してください。
第1号議案：自治会総会の成立について基準明確化
自治会総会で成立基準が明確でありませんでしたので次のような基準とします。 現状の公開ではJKK、自治体、警察などへの依頼などを行うにあたり不十分なので、その分を補います。
総会の成立要件：住民の過半数が総会に参加かつ参加者過半数の承認を得ること(委任状は参加とみなす)
議案について：議案は普通議案と特別議案に分かれる。 役員の人事、 予算案などは普通謙案、 会則の改訂や 新たな施策の実施についての議案は特別議室とする
議案の成立要件: 普通議決は総会参加者の過半数、 特別議決は2/3以上とする
第2号議案 : 違法駐車の定義についての明確化
違法駐車を JKK や警察に通報するにあたり、 自治会会内での違法駐車の定義づけが必要です。 次のような 文言を会則に付け加えます。
団地内では指定有料駐車場以外の道路、 通路、 空き地に駐車することはできない。 工事業者などの来訪者が やむを得ずに駐車する際には、緊急車両や歩行者の邪魔にならない場所に駐車すること。 またその駐車車両 には外から見えやすい位置 (ダッシュボードなど)に自治会よる配布されている駐車券や訪問先の部屋番号 や電話番号が明記されているものを掲示すること。 ただし、次のような長時間の駐車はいかなる場合も認め られず、違反した場合は車両保管法違反にあたり警察の取り締まり対象となるので注意すること。
1. 道路上の同一の場所に引き続き 12時間以上駐車
もしくは
2. 夜間に道路上の同一の場所に引き続き 8時間以上駐車
第3号議案：排水管清掃の業者選定
年に1回、排水管を高圧洗浄機にて清掃してもらっております。 こちらの委託業者を元に戻した方がいいの では?という声が出ております。 理由は仕事が丁寧で時間をかけて清掃してくれるためです。 元の業者に戻 すのを賛成でしょうか? 元に戻すと、 自治会費が年間1,000円アップとなります。
現在の業者:FJ サービス (費用: 約25万円)
元に戻す業者: 井出環境サービス (費用:約35万円)
第4号議案: 各階の役員について
これまで各階からは1名もしくは2名の役員を選んでいたが、これを役員ではなく各階の代表という形に変 更して、 役員業務を無くして自治会活動へ参加しやすくします。 代表の選出方法は各階に任せるものとしま す。輪番制でも一人の方が継続して行ってもよいものとします。 これに伴って、これまで役員が集まってい た役員会の名称を 「集会」 という名称に変更します。
各階代表の仕事:自治会費の集金、お知らせの配布、各階の居住状況把握、要望などの窓口、キーボックス の鍵の管理、各階ごとの掃除に使う清掃具の管理、 可能な限り集会への参加
第5号議案：自治会の役員について
自治会の役員は各階の代表から選ぶこととします。 役員は次の4役に絞り、 業務内容も明確にします。
1 会長 (JKK 業者 自治体との折衝、 自治会集会議長など)
2 広報・集会所(お知らせ作成・印刷・配布、集会所予約など)
3 副会長(会計、 自治会費集金など)
4 監査 (会計チェック)
問題などは今まで通り、 役員代表・住民を交えて議論を交わしながら解決してきます。
「会長」、 「広報」、 「副会長」 は役職をして担当することも可能です (重視すると業務は大変ですが)。「監査」は不正を防止するために、専任とします。役員は集会への参加が義務となります。選出方法は立候 補制とし、候補者が複数いる場合は総会にて選ぶものとします
第6号議案：役員 代表への報酬支給
各階代表、役員の業務をこれまでよりは積極的に受けられるようにするべく、各階の代表へは代表報酬、さ らに役員へは役員報酬を支給します。 報酬を支給することで自治会活動に高い意識をもって取り組んでいた だき、結果として良い住環境ができると考えています。
金額(年額) は次の通りです。
会長：5千円
広報・集会所： 5千円
副会長：5千円
監査役、各階の代表：3千円
(例) 会長は代表報酬と役職報酬 合わせて年額 8,000円の報酬となります。
第7号議案：集会の頻度、参加可能者について
役員、代表が集まる集会 (現在の役員会)を開催頻度は次のようにします。
集会頻度:年間4回
総会: 年1回
参加者: 住民ならば誰もが可能
集会へは各階の代表以外でも自由に参加できるようにして、意見や相談を積極的に受け入れます
第8号議案：日毎の清掃業務を廃止して外部に委託します
現在は担当役員がスケジュールを作成し、 当番制によりごみ置場、 共用部分の清掃をしています。 今後は住民の高齢化、仕事の都合などによって、 担当日に行うことが困難になることが予想されます。 体調が優れない方が清掃業務を行って体を壊すようなこともあり得るので、そのようなことは避けなければなりません。高齢化が苦しい柳沢1丁目アパートでは同様の課題を解決するために、ごみ置場や共用部の清掃は外部に委 託しております。東会でも現在の当番を廃止して業務を委託します。また駐輪場の管理も合わせて委託します。ただし各階ごとでの清掃業務は現状通り継続するものとします。
委託業務内容:
ごみ置場の整理 (翌日の収集品目に合わせて、カゴの配置
回収されていないごみの対処、 カゴの清掃など)
共用部分の軽い清掃
自転車置場の放置自転車管理 (産廃処分は別途行う)
集会への参加もしくは報告
報酬：月額1万円(年間12万円)
委託対象:
できるだけ6丁目アパート3号棟東の住民より選びたい。 希望者がいなければ近隣に住んでいる 方も検討(南棟、1~2号棟の住民など)。 業務は週5日、1日20分ほどなので時給換算すると約1,500円と なり妥当な報酬といえます。 *1人ではなくグループによる参加も可能だが、 月の報酬金額は変わらないもの とします。 将来的には月に2回業者に依頼している清掃業務 (かつての全体清掃にあたる業務)もこちらに 移管することも考えます。 業務量は増えるが、月額報酬がアップするので、受注者にとってはメリットがあ ります。
第9号議案：自治会費金額、徴収頻度の変更
現在の自治会費は年間4,000円(1か月あたり333円) でしたが、 清掃業務を外部に委託、 役員 代表報酬 を支給するにあたり年間 6,000円 (1か月あたり500円) に変更します。 さらに第3号議案が可決される と、年間7,000 円 (1か月あたり 583円)となります。 自治会費増額の理由 (収入と支出の内訳)は別紙の ようになります。 自治会費の集金頻度を現在年4回から年2回 (半年分に一括) に変更して各階の代表、 会 計役員の業務負担を減らします。
*新規入居者からは、 入居した月の翌月分から会費を徴収するようにします。 退去する方へは、支払い済みの分を退去予定月の翌月以降分を返金するものとします(ただし百円単位以下は切り捨てで 1,000円単位)。
第10号議案：1階エレベーターホール、 北側階段への防犯カメラの設置
本年度、ごみ置場、 新たに設置した共用倉庫周りに防犯カメラを設置しました。 不審者対策としてエレベータ ーホール、北側階段へ防犯カメラ設置増設を検討しています。 掲示物が頻繁に破られたり、剥がされたりとい った器物破損が継続しています。またエレベーターホール横の階段に、 ごみが不法投棄され、 先日は割れた瓶 がありました。住民の方 (特に子供) が怪我をする恐れがあるので、その防犯強化は必要であると考えており ます。費用は設置したLED ランブの買取費用と相殺という形をとるので、新たなコストはかかりません。くどいようですが、住民のプライバシーは遵守します。
第11号議案：カーブミラーの設置
公園横の道路のL字カーブ部分ですが、 公園部分に草木が茂っており、見通しが悪いためカーブミラーをつけ て欲しいと要望を受けております。 抜け道として使用する車やバイクが多く、危険を感じている方がいらっし ゃいます。 ボールを建柱して、それにカーブミラーを設置、さらに事故防止用の防犯カメラをポールに設置し ます。同じ議案を南会でも採決しております。 両自治会にて議決されれば、 設置費用は南会との折半になり、 5 万円ほどの費用負担となります。
予算
2022(令和4)年度 都営柳沢６丁目アパート３号棟東会自治会 予算案
収入
| 内容 | 金額 |
|---|---|
| 自治会費 | 600,000 |
| 集団回収（紙、アルミ缶） | 100,000 |
| コミュニティ助成金 | 10,000 |
| 合計 | 710,000 |
支出
| 内容 | 金額 |
|---|---|
| 月2回の共用部分清掃、雑草処理 (過去に実施していた全体清掃の委託業務) | 184,800 |
| 排水管清掃 (FJ サービス) | 260,000 |
| ホームページドメイン | |
| 役員報酬 | 18,000 |
| 代表報酬 | 30,000 |
| ごみ置場清掃 （日毎の当番で行っている清掃の委託業務） | 120,000 |
| 消耗品・雑費 (お知らせ印刷、 ごみ袋、 清掃用洗剤など) | 30,000 |
| 花壇内の草刈り 2023(令和5)年度からは都に委託するので不要になる | 100,000 |
| 合計 | 752,800 |
＊排水口清掃業務の委託先を変更すると、収入、支出ともに 100,000円の増となります。
*令和5年度から花壇内の草刈りが不要になり、その分が余剰金になりますが、香典などの臨時支出、積立余剰金として計上いたします。