令和5年11月改正
会の趣旨
都営柳沢6丁目アパート3号棟東自治会（略称：東会）は、この共同住宅に居住する全員が協力しあい、より住みやすい環境を保つために最小限度のルールを作り、それを守り、会員間の親睦を図るための活動を行う会です。
事務所の所在地
本会の事務所は会長宅に置くこととします。
各階の代表
会の活動を行うために、各階ごとに1名の代表を選出します。代表には協力金として1年間3,000円を支給します。任期は1年間とし、交代で行うか継続して行うかは各階の判断に委ねます。
代表の仕事
- 各階の居住状況を把握し、変更や問題があれば役員・自治体へ相談・連絡
- 各階ごとの会費を取りまとめ、会計担当役員へ届ける集金業務
- 各階ごとの会員への連絡担当、広報誌の配布等
- 各階住民からの要望などの窓口
- 各階ごとの掃除に使う清掃具の管理
- 可能な限り集会への参加
役員
各階代表で協議して3役員（会長1名、副会長1名、広報・集会所1名）を選びます。役員へは協力金として1年間に5,000円を支給します。任期は1年間とし、総会にて選出します。
役員の仕事
1.会長
- 住民の窓口となり住宅供給公社・業者・自治体との折衝を行う
- 集会、総会での議長を務める
- 当年度自治会費の予算管理を行い、次年度の予算案作成を行う
- 通路の照明など共用部分の設備全般について維持管理を行う
2.副会長
- 自治会費の収入、支出管理を行い帳簿への記載、決算書の作成
- 自治会費の集金袋を用意し、各階の代表へ配布
- 各階の代表が集金した自治会費を集金し預金に入金
- 住宅周辺の駐車・駐輪スペースの利用について規制が守られているか点検し、問題のある時は警告・撤去等必要な対応をとる
3.広報・集会所
- 集会での議事に基づき「東会からのお知らせ」を発行する
- 会員世帯数分の印刷をし、各階代表に渡し各世帯に配布する
- 総会の資料を作成する
- 周辺自治会と共用で運営している集会所運営委員会に東会を代表して参加する
- 集会所運営委員会の担当係の作業従事。6係が在る。
- 東会集会、その他集会所を使用する折の手続き、開錠を行う
集会
年に4回、役員、出席可能な各階の代表が集まり問題点などを話し合う集会を行います。集会へは役員や各階の代表以外でも自由に参加できるようにして、意見や相談を積極的に受け入れます
総会
総会は4月に開き、役員からの報告、新役員の承認、予算と決算、会則などについて必要な審議を行います。また、集会の提案により全住民での話し合いが必要な時は、臨時の総会を開きます。
総会の成立要件：住民の1/2以上が総会に参加かつ参加者1/2以上の承認を得ること（委任状は参加とみなす）
議案について：議案は普通議案と特別議案に分かれます。役員の人事、予算案などは普通議案、 会則の改訂や 新たな施策の実施についての議案は特別議案とします。
議案の成立要件：普通議決は総会参加者の1/2以上、特別議決は 2/3 以上とします。
自治会共益費
会費は月に500円として、上期と下期に分けて6か月分をまとめて各階代表へ届けます。
上期収分は5月〜10月分の3,000円、下期徴収分は11〜4月分の3,000円となります。
主要用途は各住宅、共用部分の排水管清掃、共用部分、ごみ置き場の清掃・管理、清掃用具の購入、共用部分の修繕、代表・役員への協力金に充当します。
新規入居の場合：入居した翌月分からの自治会費を納めます。
退去の場合：退去の翌月分からの徴収済みの自治会費を返金いたします。
新規入居、退去の例
6月入居の場合：7〜10月の4カ月分 2,000円を徴収
6月退去の場合：7〜10月の4カ月分 2,000円を返金
共用部分・ごみ置場の清掃
正面玄関、建物周辺、ごみ置場の清掃、再分別などは外部業者、もしくは当会員や近隣の住民へ協力金を支給して委託し、環境美化に努めます。
各階の清掃については、各階ごとに行います。
駐車スペースの利用
団地内、その周辺では指定有料駐車場以外の道路、通路、空き地に駐車することはできません。工事業者などの来訪者が やむを得ずに駐車する際には、車両止めポールを外すなどして、緊急車両や歩行者の邪魔にならない場所に駐車します。またその駐車車両には外から見えやすい位置（ダッシュボードなど）に訪問先の部屋番号や電話番号が明記されているものを掲示します。
ただし、次のような長時間の駐車はいかなる場合も認められず、違反した場合は車両保管法違反にあたり警察の取り締まり対象となります。また悪質な違法車両は防犯カメラを通じて記録され、記録した違法車両情報は警察と共有されます。
- 道路上の同一の場所に引き続き 12 時間以上駐車
- 夜間に道路上の同一の場所に引き続き 8 時間以上駐車
自転車置場の利用について
自転車は会発行のシールを貼り、会で決められた場所に置くとことします。
駐輪位置
東会住民用の駐輪場は決まっております。下記図の位置に駐輪します。
自転車用シール
駐輪場には住民しか自転車を停めることができません。外部の違法駐輪との識別を行うために、自転車に東会シールを貼っていただきます。貼っているシール内容から暮らしている場所が特定されることに不安を感じているという声がありました。その際はシールの一部を油性マジックで特定情報を消します。
自転車に貼っていただくシールです。
文字の東会部分以外を全てマジックで塗りつぶします。
会計監査
会計監査は役員以外から1名選びます。協力金として1年間に3,000円を支給します。
防災管理者
防災管理者は東京都住宅供給公社の担当課長が兼任します。防災備蓄品の管理は会長、副会長を中心に行い、有事の備えを充実させます。
防犯管理者
防犯活動は会長を中心に行います。
防犯カメラの映像は住民のプライバシー保護に十分配慮し、問題が生じた場合は集会にて解決を図ります。防犯カメラの映像データは外部モニターへ接続されたハードディスクにて保管します。
録画映像データは犯罪及び迷惑行為防止、警察からの捜査依頼協力のために使用し、それ以外の目的には使用しません。
特殊詐欺、ごみの不法投棄、違法駐車、落書き、器物破損、交通事故などがそれに該当します。
集会で承認された者以外はモニタリングできないように処置管理します。映像は人体感知により自動録画され、３TB分の映像を保存します。
鍵の管理
倉庫、粗大ごみ置場などの鍵は、指定のキーボックス内にて保管します。なお、救急時用エレベーターの鍵もキーボックスに保管します（消防署の救急隊も所持しています）。キーボックスはB1階エレベーターホールの掲示板横に設置してあります。マスターキーは会長宅にて保管し、貸し出すことはできません。
キーボックスの開閉
ダイヤル錠で常時施錠します。各自の責任をもって開閉します。ダイヤルナンバーは定期的に変更され、「東会からのお知らせ」にてお知らせいたします。
ごみ収集について
ごみ収集日と搬出時間を守ります。早朝から午前8時30分迄の間に出します。
月 プラスチック容器包装材・ペットボトル
火・金 可燃ごみ（生ごみ、紙くず等燃やしてよいごみ）
水 （隔週）不燃ごみ・有害ごみ・危険物（月1回）廃食用油、小型家電、金属類
木 古紙・古布・アルミ缶（隔週）ビン・スプレー缶、ライター、スチール缶
＊市役所の収集ルールが変更になった場合は速やかに従います。
粗大ごみの搬出
西東京市の粗大ごみ受付専用電話(042-421-5411)、もしくはメールにて申込をし、「粗大ごみ処理シール」を貼ります。キーボックスを開け、その中にある粗大ごみ置き場の鍵を使用して出します。
ごみ置場の開閉
ダイヤル錠で常時施錠します。各自の責任をもって開閉します。ダイヤルナンバーは＊＊＊＊です。
（ダイヤルナンバーは、紙にて配布している会則に明記しております）
また、長期収集停止の期間は、役員により南京錠で施錠します。
ごみ出しのルール違反に対する課徴金
ごみ出しのルール違反により、回収されないごみが集積所に貯まることを防ぎ、共用部分を常に正常な状態に保つために、ルール違反に対して清掃協力者に対して課徴金を支払います。
回収日当日朝 にごみを出すという ルールですと、夜勤の方や朝が弱い方には対応できないので前日のごみ回収 後以降に出されたものは 除外 します。
課徴金対象ごみ
- 粗大ごみ(一般ごみであると思って出したが、粗大ごみにあたるために回収されなかったなど）
→課徴対象：持ち帰り頂くように張り紙をし、２週間が経過したもの - 可燃・プラスチック・古紙等回収日のごみとして出したが分別がされていないなどの理由で回収されなかったもの
→課徴対象：持ち帰り頂くように張り紙をし、２日間が経過したもの - 指定のごみ袋に入れずに出されているもの
→課徴対象：持ち帰り頂くように張り紙をし、２日間が経過したもの - 回収日以外の日に出されたもの（前日の夕方など回収後に出されたものは対象外）
＊可燃ごみ、不燃ごみ、資源ごみ
→課徴対象：ごみが出された時点で対象